Dertig jaar.
En een bovengrens van vijftig.
De bewaartermijn van het patiëntendossier staat sinds 1 januari 2022 in de Belgische wet. Ze heeft een eigenschap die weinig beroepsbeoefenaars kennen: ze heeft ook een maximum. Te lang bewaren is een fout, net zoals te vroeg vernietigen.
De tekst
« De gezondheidszorgbeoefenaar bewaart het patiëntendossier gedurende minimum 30 jaar en maximum 50 jaar te rekenen vanaf het laatste contact met de patiënt. »
Drie preciseringen veranderen alles in de toepassing:
- Het startpunt is het laatste contact, niet het einde van de behandeling, niet het overlijden. Een patiënte die u in 2026 één keer terugziet voor een controle, zet de teller weer op nul.
- Er is een bovengrens van 50 jaar. Dat is een Belgische bijzonderheid. Daarboven wordt de bewaring in principe onrechtmatig in het licht van het AVG-beginsel van opslagbeperking (artikel 5, § 1, e). Een beroepsbeoefenaar die langer dan 30 jaar bewaart, moet kunnen aantonen dat die bewaring nog nodig is voor de zorgdoeleinden.
- De regel van 30 jaar bestond al in de medische deontologie en, voor de ziekenhuizen, in een koninklijk besluit van 1999. De kwaliteitswet heeft ze bevestigd en er een maximum aan gegeven.
Sinds wanneer precies
Dat is het detail waarop men struikelt. De kwaliteitswet moest op 1 juli 2021 in werking treden, uitgesteld tot 1 juli 2022. Maar de bepalingen over het patiëntendossier — artikelen 33 tot 35 — zijn vroeger in werking getreden, op 1 januari 2022, bij koninklijk besluit van 12 december 2021.
Dus: het dossier, sinds januari 2022. De rest van de wet, sinds juli 2022.
Voor wie dit geldt
Artikel 2 omschrijft de « gezondheidszorgbeoefenaar » als de beroepsbeoefenaar bedoeld in de gecoördineerde wet van 10 mei 2015, en ook de beoefenaar van een niet-conventionele praktijk in de zin van de wet van 29 april 1999.
| Beroepsbeoefenaar | Artikel 35 |
|---|---|
| Arts, tandarts, verpleegkundige, kinesitherapeut, verloskundige, apotheker, klinisch psycholoog, paramedicus | Ja, ook voor een esthetische handeling |
| Osteopaat, chiropractor, homeopaat, acupuncturist | Ja (niet-conventionele praktijk) |
| Schoonheidsspecialist(e) die geen gezondheidszorgbeoefenaar is | Nee |
Voor een esthetische beroepsbeoefenaar die geen gezondheidszorgbeoefenaar is, hebben wij geen enkele Belgische regel gevonden die een bewaartermijn vastlegt voor de klantendossiers. Dan geldt alleen het AVG-beginsel van opslagbeperking — een termijn die door het doel wordt verantwoord — samen met de verjaringstermijnen van de burgerlijke aansprakelijkheid. Wij zeggen u liever dat wij het niet weten dan een cijfer te noemen. Zit u in dat geval, leg de vraag dan voor aan uw raadsman.
Wat het dossier moet bevatten
Artikel 33 somt een minimuminhoud op. Onder meer: de identificatie van de patiënt (INSZ, naam, geslacht, geboortedatum, contactgegevens); de identificatie van de huisarts; de identiteit van de betrokken zorgverleners; de reden van het contact; de persoonlijke en familiale voorgeschiedenis; de resultaten van onderzoeken; de verslagen van gesprekken; de gezondheidsdoelen en wensen van de patiënt; de diagnose; een chronologisch overzicht van de behandelingen met type en datum; het verloop; de doorverwijzingen naar andere beroepsbeoefenaars; de toegediende geneesmiddelen en gezondheidsproducten, met inbegrip van het medicatieschema; de complicaties.
Artikel 34 voorziet het bijhouden in elektronische vorm vanaf een datum die bij koninklijk besluit wordt vastgelegd.
Het 15° is het meest genegeerde
« De toegediende geneesmiddelen en gezondheidsproducten » is in het Belgische recht de stevigste grond om te zeggen dat een beroepsbeoefenaar moet vastleggen welk product hij heeft ingespoten. De tekst eist niet uitdrukkelijk het lotnummer en de vervaldatum; hij eist het product. Het lotnummer vastleggen hoort in een ambulante praktijk bij goed risicobeheer, eerder dan bij een geschreven verplichting — maar op de dag van een terugroeping door de fabrikant is het het enige waarmee u de blootgestelde patiënten kunt terugvinden.
Wat dertig jaar concreet betekent
Dertig jaar is langer dan de levensduur van een computer, van een programma, van een bestandsformaat en vaak van een praktijk. Drie vragen zijn het waard om aan elke softwareleverancier te stellen:
- Wat gebeurt er als u stopt? Een volledige export, in een open formaat, zonder voorwaarden en zonder kosten beschikbaar — of uw dertig jaar rusten op de commerciële gezondheid van een leverancier.
- Wie heeft wat gelezen? Een toegangslogboek, dat zelf ook bewaard wordt. Een dossier dat zonder spoor te bekijken is, is geen bijgehouden dossier.
- Waar staan de gegevens? De hosting bepaalt het toepasselijke recht en de formaliteiten voor doorgifte.
Dat staat uitgewerkt op onze pagina over uw gegevens, en daarom is de export bij ons gratis, ook op de laatste dag.
Bronnen
- Wet van 22 april 2019 inzake de kwaliteitsvolle praktijkvoering in de gezondheidszorg, artikelen 2, 33, 34 en 35 — Belgisch Staatsblad
- Vroegere inwerkingtreding van de artikelen 33 tot 35 op 1 januari 2022, koninklijk besluit van 12 december 2021 — federaal persbericht
- Orde der artsen, « Hoelang moet de arts de patiëntendossiers bewaren ? » — ordomedic.be
- Verordening (EU) 2016/679 (AVG), artikel 5, § 1, e — EUR-Lex
Het dossier dat u
opnieuw opent over dertig jaar.
Anamnese met uw eigen vragen, een tegenindicatie die zelf naar boven komt, een toestemming vastgezet in haar versie, een toegangslogboek, een gratis export op elk moment.