Verwerkersovereenkomst

1. De partijen

De verwerkingsverantwoordelijke : de praktijk die houder is van het abonnement Maisonia-Soins, geïdentificeerd in de offerte of in haar klantenomgeving.

De verwerker : MEDI-BAYT BV, Basilieklaan 377 bus 3, 1081 Koekelberg, KBO 0755.463.417, uitgeefster van de software Maisonia-Soins onder het merk MaisonIA.

Deze overeenkomst maakt integraal deel uit van de algemene voorwaarden en heeft voorrang op die voor alles wat persoonsgegevens betreft.

2. Wie wat doet

De praktijk bepaalt de doeleinden en de middelen van de verwerking van de gegevens van haar patiënten: zij beslist welke behandelingen zij uitvoert, welke informatie zij vastlegt, welke foto's zij neemt en aan wie zij toegang geeft. Zij is verwerkingsverantwoordelijke.

MEDI-BAYT verwerkt die gegevens voor rekening van de praktijk, enkel in de mate die nodig is om de software te leveren. Zij is verwerker.

Het komt de praktijk toe — en niet MEDI-BAYT — over een rechtsgrond te beschikken, haar patiënten te informeren, de vereiste toestemmingen in te zamelen (in het bijzonder voor de foto's), en haar register van de verwerkingsactiviteiten bij te houden. De software levert de instrumenten; zij treedt niet in de plaats van die verplichtingen.

MEDI-BAYT is daarentegen verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die zij voor eigen rekening verwerkt — klantenaccount, facturatie, ondersteuning —, geregeld door het privacybeleid.

3. Voorwerp, aard en duur

Het voorwerp, de aard, het doel, de categorieën van gegevens en van betrokkenen worden beschreven inbijlage I, die één geheel vormt met deze overeenkomst.

De overeenkomst heeft uitwerking gedurende de hele duur van het abonnement, en daarna voor wat de teruggave, de verwijdering en de vertrouwelijkheid betreft.

4. Gedocumenteerde instructies

MEDI-BAYT verwerkt de gegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructie van de praktijk. Als zulke instructies gelden: deze overeenkomst, de algemene voorwaarden, de instellingen die de praktijk in de software aanbrengt, en de schriftelijke verzoeken die zij aan de ondersteuning richt.

MEDI-BAYT gebruikt die gegevens niet voor eigen rekening : niet voor reclame, niet voor doorverkoop, niet voor het trainen van modellen van kunstmatige intelligentie, en niet om een afgeleid product te bouwen. De enige statistieken die zij eruit haalt, zijn geaggregeerd en laten niet toe een patiënte of een praktijk te identificeren.

Lijkt een instructie van de praktijk MEDI-BAYT een inbreuk op de AVG of op een andere bepaling inzake gegevensbescherming uit te maken, dan brengt zij haar daarvan onmiddellijk op de hoogte en kan zij de uitvoering ervan opschorten tot schriftelijke bevestiging.

De functie voor hulp bij het opstellen van teksten

Wanneer de praktijk een functie voor hulp bij het opstellen van teksten gebruikt, wordt de betrokken tekst doorgestuurd naar de dienstverlener vermeld inbijlage III om een voorstel op te maken, waarna het antwoord wordt teruggegeven. De dienstverlener is contractueel gehouden die inhoud niet langer te bewaren dan de verwerking van de vraag en ze niet te gebruiken om zijn modellen te trainen. Het resultaat is een voorstel dat de beroepsbeoefenaar naleest en bevestigt; het heeft geen eigen klinische waarde. Die functie wordt gebruikt op initiatief van de praktijk.

5. Vertrouwelijkheid

Elke persoon die door MEDI-BAYT gemachtigd is die gegevens te verwerken, is gebonden door een contractuele geheimhoudingsplicht die het einde van zijn opdracht overleeft. De toegangen staan op naam, zijn beperkt tot de personen die ze nodig hebben, en worden ingetrokken bij het vertrek van de persoon.

MEDI-BAYT raadpleegt de inhoud van een patiëntendossier alleen wanneer een onderhoudsverrichting dat vereist of wanneer de praktijk daarom vraagt. Elk van die toegangen laat een spoor na in een afzonderlijk logboek, dat wordt bewaard en op verzoek door de praktijk kan worden ingekeken.

6. Beveiliging

MEDI-BAYT voert de technische en organisatorische maatregelen uit die beschreven staan inbijlage II, overeenkomstig artikel 32 AVG. Zij kan ze laten evolueren, op voorwaarde dat het beschermingsniveau niet daalt.

7. Subverwerkers

De praktijk machtigt MEDI-BAYT op algemene wijze om een beroep te doen op de subverwerkers opgesomd inbijlage III, die onmisbaar zijn voor de werking van gehoste software.

MEDI-BAYT brengt de praktijk van elke toevoeging of vervanging op de hoogte minstens dertig dagen vooraf, per e-mail. De praktijk kan zich daartegen binnen die termijn schriftelijk en gemotiveerd verzetten; wordt geen oplossing gevonden, dan kan zij het abonnement kosteloos en zonder opzegtermijn opzeggen, en de terugbetaling pro rata van de vooraf betaalde periode verkrijgen.

MEDI-BAYT legt elke subverwerker bij overeenkomst verplichtingen op die gelijkwaardig zijn aan die van deze overeenkomst, en blijft volledig aansprakelijk tegenover de praktijk voor de uitvoering ervan.

8. Rechten van de betrokkenen

Verzoeken om inzage, verbetering, wissing, beperking, bezwaar of overdraagbaarheid worden gericht aan de praktijk, die als enige verwerkingsverantwoordelijke is.

MEDI-BAYT antwoordt er alleen zelf op wanneer de praktijk daarom vraagt, en helpt haar voor het overige met de functies van de software: raadpleging van het dossier, verbetering, export in een herbruikbaar formaat, wissing.

Richt een patiënte zich rechtstreeks tot MEDI-BAYT, dan behandelt die het verzoek niet: zij stuurt het zo snel mogelijk door naar de praktijk en brengt de betrokkene daarvan op de hoogte.

Geval van de wissing van een patiënte. Het verzoek tot wissing verwijdert het zorgdossier, de foto's en de toestemmingen. De reeds uitgereikte facturen worden bewaard voor de wettelijke termijn die de boekhouding oplegt, losgekoppeld van de identiteit van de patiënte in de mate dat de boekhoudwet dat toelaat — dat is een wettelijke beperking van het recht op wissing (art. 17.3.b AVG), geen voorbehoud van MEDI-BAYT.

9. Inbreuken in verband met persoonsgegevens

MEDI-BAYT meldt de praktijk elke inbreuk in verband met persoonsgegevens waarvan zij kennis heeft zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur, per e-mail op het adres dat in haar klantenomgeving is opgegeven, met vermelding van de aard van de inbreuk, de categorieën en het geschatte aantal betrokken personen en registraties, de waarschijnlijke gevolgen en de genomen maatregelen.

De termijn van 48 uur is zo bepaald om de praktijk een werkelijke marge te laten binnen de 72 uur waarover zij zelf beschikt om de Gegevensbeschermingsautoriteit in te lichten. Het is de praktijk, en zij alleen, die die melding doet en, in voorkomend geval, de betrokkenen informeert; MEDI-BAYT bezorgt haar alle nuttige gegevens.

10. Effectbeoordeling en voorafgaande raadpleging

MEDI-BAYT helpt de praktijk, op haar verzoek en met de informatie waarover zij beschikt, bij het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en bij het voeren, indien nodig, van de voorafgaande raadpleging van de toezichthoudende autoriteit.

11. Audit

MEDI-BAYT stelt de praktijk de informatie ter beschikking die nodig is om de naleving van artikel 28 aan te tonen: beschrijving van de beveiligingsmaatregelen, lijst van de subverwerkers, toegangslogboeken die haar betreffen.

De praktijk kan een audit laten uitvoeren, eenmaal per jaar, met een redelijke vooropzeg, tijdens de werkuren, door haarzelf of door een onafhankelijke auditor die zij aanstelt en die geen concurrent van MEDI-BAYT is. De auditor is tot geheimhouding gehouden. De audit mag de beveiliging van de andere praktijken niet aantasten: hij geeft geen toegang tot hun gegevens, noch tot de infrastructuuronderdelen die ze beschermen.

De kosten van de eerste jaarlijkse audit zijn ten laste van de praktijk, tenzij die een significante tekortkoming van MEDI-BAYT aan het licht brengt, in welk geval zij ten laste van MEDI-BAYT vallen.

12. Doorgiften buiten de Europese Unie

De gegevens worden binnen de Europese Unie gehost. MEDI-BAYT verricht in de normale werking van de dienst geen enkele doorgifte buiten de Unie.

Sommige subverwerkers zijn vennootschappen naar Amerikaans recht die Europese infrastructuur uitbaten: toegang op afstand vanuit een derde land, voor een exploitatietussenkomst, kan niet worden uitgesloten. Die situaties worden omkaderd door de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie (uitvoeringsbesluit 2021/914) die met de betrokken dienstverleners zijn gesloten, aangevuld met versleuteling en traceerbaarheid van de toegangen.

Richt een autoriteit van een derde land een verzoek om toegang tot die gegevens aan MEDI-BAYT, dan brengt MEDI-BAYT de praktijk daarvan op de hoogte, behoudens wettelijk verbod, betwist zij het verzoek wanneer dat redelijkerwijs mogelijk is, en houdt zij het bij het strikt noodzakelijke.

13. Einde van de overeenkomst

Op het einde van het abonnement kan de praktijk al haar gegevens exporteren in een leesbaar en herbruikbaar formaat, gratis, gedurende dertig dagen.

Na die termijn — of eerder, op schriftelijk verzoek van de praktijk — verwijdert MEDI-BAYT de gegevens uit haar actieve systemen. De kopieën in de versleutelde back-ups worden door rotatie overschreven binnen een maximale termijn van dertig bijkomende dagen; tot die overschrijving blijven zij onderworpen aan de beveiligingsmaatregelen en aan de vertrouwelijkheid van deze overeenkomst.

MEDI-BAYT bewaart, en uitsluitend voor de tijd die de wet oplegt, de boekhoudkundige documenten die zij moet bijhouden. Zij bevestigt de verwijdering schriftelijk, op verzoek.

De export wordt nooit afhankelijk gemaakt van de betaling van een openstaande factuur.

14. Aansprakelijkheid

Elke partij staat in voor de schade veroorzaakt door haar eigen tekortkoming aan de AVG, overeenkomstig artikel 82 van de verordening. De aansprakelijkheidsbeperkingen uit de algemene voorwaarden gelden niet voor vorderingen en sancties die onder de AVG vallen.

Deze overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht; de rechtbanken van Brussel zijn bevoegd.

Bijlage I — beschrijving van de verwerking

Voorwerp en aard

Hosting en exploitatie van de software Maisonia-Soins: bewaring, structurering, raadpleging, wijziging, back-up, verzending per e-mail en wissing van de gegevens die de praktijk invoert.

Doel

De praktijk toelaten haar agenda, haar zorgdossiers, haar toestemmingen, haar voor- en nafoto's, haar voorraad en haar facturatie bij te houden.

Betrokkenen

• de patiënten van de praktijk, met inbegrip van de personen die enkel een afspraak hebben gemaakt;
• de personen die in de praktijk werken en er een account hebben.

Categorieën van gegevens

• Identificatie en contact : naam, voornaam, geboortedatum, adres, telefoon, e-mailadres.
• Afspraken : data, behandelruimte, voorziene behandeling, historiek.
• Gezondheidsgegevens (artikel 9 AVG): anamnese, voorgeschiedenis, allergieën, lopende behandelingen, tegenindicaties, uitgevoerde behandelingen, gebruikte producten en loten, nazorg en vaststellingen.
• Beelden : voor- en nafoto's, die gezondheidsgegevens zijn.
• Toestemmingen : ondertekende formulieren, datum en versie van de ondertekende tekst.
• Facturatie : prestaties, bedragen, betalingen.
• Accounts van de praktijk : professionele identiteit, rol, toegangslogboek.

Duur

De duur van het abonnement, volgens de bewaartermijnen die de praktijk bepaalt en die haar toekomen — voor een patiëntendossier houdt het Belgisch recht gewoonlijk een bewaring van dertig jaar aan, te rekenen vanaf het laatste contact. Daarna de termijnen bepaald in artikel 13 hierboven.

Bijlage II — technische en organisatorische maatregelen

Afscherming

Elke praktijk wordt afgeschermd door een regel die de databank zelf toepast, rij per rij, en niet door een weergavefilter. Een vraag die voor één praktijk wordt gesteld, kan de rij van een andere niet bereiken, zelfs niet bij een fout in de interface. Die afscherming wordt nagegaan met een geautomatiseerde test op twee praktijken, die bij elke wijziging van de software opnieuw wordt gespeeld: de tweede ziet niets van de eerste en elke kruiselingse schrijving wordt geweigerd.

Toegangscontrole

• accounts op naam, individuele wachtwoorden, scheiding van de rollen binnen de praktijk;
• onderhoudstoegang van MEDI-BAYT beperkt tot de personen die ze nodig hebben en afzonderlijk getraceerd;
• intrekking van de toegangen bij het vertrek van een persoon.

Logboekregistratie

Elke lezing en elke schrijving van een patiëntengegeven laat een spoor met naam na — wie, wat, wanneer. De raadplegingen worden op dezelfde wijze geregistreerd als de wijzigingen. Het logboek kan niet worden uitgeschakeld en de praktijk kan het inkijken. Een afzonderlijk logboek registreert de technische tussenkomsten van MEDI-BAYT.

Versleuteling

Versleuteling van de communicatie tijdens het transport (TLS) en van de gegevens in rust, met inbegrip van de back-ups en de foto's.

Back-ups en continuïteit

De databank wordt dagelijks versleuteld door de hostingpartij geback-upt, en de laatste zeven dagen blijven herstelbaar. Op schriftelijk verzoek wordt een herstel binnen 24 werkuren opgestart; de duur van de verrichting hangt af van het te herstellen volume, en de dienst is gedurende die tijd niet beschikbaar.

Een verduidelijking die wij liever opschrijven. De foto's worden niet in de databank opgeslagen maar in een objectopslag, redundant, bij dezelfde hostingpartij en in dezelfde regio. Zij genieten die redundantie, maar zij staan niet in de dagelijkse momentopnames: een verwijderde foto is definitief verwijderd, en een herstel van de databank brengt ze niet terug. Wij schrijven het omdat het waar is, en omdat een klant die het niet weet, niet met kennis van zaken kan beslissen. Het is ook de reden waarom het verwijderen van een foto twee handelingen in de software vraagt, met die waarschuwing tussen beide.

Ontwikkeling

Scheiding van de omgevingen; geen enkel echt patiëntengegeven wordt gebruikt voor ontwikkeling of tests; nazicht van de wijzigingen die de toegangsregels raken.

Wat niet wordt beloofd

Geen enkele uitgever die gegevens host, kan beweren dat hij er technisch op geen enkele manier bij kan. MEDI-BAYT beweert dat niet. Haar verbintenis is tweeledig en controleerbaar: de technische toegang is beperkt tot het onderhoud, en hij is getraceerd in een logboek dat de praktijk kan opvragen.

Bijlage III — toegelaten subverwerkers

Deze lijst is die welke geldt op de datum van deze versie. Elke wijziging volgt de procedure van artikel 7.

Versie van 2 september 2026 — MEDI-BAYT BV.