Algemene voorwaarden

1. Wie contracteert

De software Maisonia-Soins wordt uitgegeven en geëxploiteerd door MEDI-BAYT BV, besloten vennootschap naar Belgisch recht, met zetel te Basilieklaan 377 bus 3, 1081 Koekelberg, ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0755.463.417, btw-plichtig onder het nummer BE 0755.463.417. MaisonIA is een merk van MEDI-BAYT BV.

Contact: support@maisonia.be.

In dit document duidt « wij » MEDI-BAYT BV aan en « u » de praktijk die het abonnement neemt — de natuurlijke of rechtspersoon op wiens naam het abonnement wordt gefactureerd.

2. Voorwerp en contractuele documenten

Deze voorwaarden regelen de terbeschikkingstelling van Maisonia-Soins als software-als-dienst: u installeert niets, u bereikt de software via een browser, op het adres dat u wordt toegewezen.

De overeenkomst bestaat uit drie documenten, die samen worden gelezen:

1. deze algemene voorwaarden;
2. de verwerkersovereenkomst, die de verwerking van de gegevens van uw patiënten regelt in de zin van artikel 28 AVG;
3. de ondertekende offerte of bestelbon, als die bestaat.

Bij tegenstrijdigheid heeft de ondertekende offerte voorrang op de algemene voorwaarden, en heeft de verwerkersovereenkomst voorrang op beide voor alles wat persoonsgegevens betreft. Uw eigen aankoopvoorwaarden, als u die hebt, zijn niet van toepassing behoudens onze schriftelijke instemming.

3. Een overeenkomst tussen ondernemingen

Maisonia-Soins richt zich tot zorgverleners die als zelfstandige of in vennootschap werken. De overeenkomst wordt dus gesloten tussen ondernemingen. U bent geen consument in de zin van het Wetboek van economisch recht, en het herroepingsrecht van veertien dagen dat voor consumenten geldt, is niet van toepassing.

De Belgische regels inzake onrechtmatige bedingen tussen ondernemingen (boek VI, titel 3/1 van het Wetboek van economisch recht) blijven wel onverkort van toepassing: geen enkel beding van deze overeenkomst strekt ertoe een kennelijk onevenwicht te scheppen tussen onze verplichtingen en de uwe, en elk beding dat als zodanig zou worden beoordeeld, wordt voor niet geschreven gehouden zonder dat de rest nietig wordt.

4. Inschrijving, account en toegang

Het abonnement begint bij de ingebruikname van uw praktijk, dat wil zeggen de dag waarop uw omgeving open is en u zich kunt aanmelden. Wij kennen u een eigen adres toe van de vorm uw-praktijk.maisonia.be.

U maakt zoveel accounts op naam aan als nodig voor de personen van uw praktijk; hun aantal is niet beperkt en heeft geen invloed op de prijs. Elk account is persoonlijk: het staat voor een persoon, niet voor een werkplek. Een gebruikersnaam delen tussen meerdere personen maakt het toegangslogboek zinloos, en op dat logboek steunt een deel van uw eigen verplichtingen — wij vragen u dat niet te doen.

U bent verantwoordelijk voor de geheimhouding van de wachtwoorden van uw praktijk en voor de handelingen die vanaf uw accounts worden verricht. Waarschuw ons onverwijld als u vermoedt dat een toegang u ontglipt.

Aanvaarding en bewijs. U aanvaardt deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst bij de opening van uw proefperiode, door het daartoe bestemde vakje aan te kruisen, en een tweede keer op het ogenblik van de inschrijving. Wij bewaren, voor de duur van de overeenkomst en vijf jaar daarna, de datum en het uur van die aanvaarding, het e-mailadres van het account dat ze heeft gegeven en de gedateerde versie van de aanvaarde documenten. U kunt daarvan op elk moment een kopie krijgen op eenvoudig verzoek aan support@maisonia.be.

5. Wat de dienst omvat

Het abonnement geeft toegang tot alle functies van de software, zonder bijkomende betalende module: agenda per behandelruimte, patiëntenfiche, anamnese, ondertekende toestemmingen, voor- en nafoto's, voorraad, kassa en facturatie, in het Nederlands en in het Frans.

Eveneens inbegrepen, zonder meerprijs:

• de hosting, de back-ups en de technische exploitatie;
• de updates, met inbegrip van de functies die na uw inschrijving worden toegevoegd;
• een onbeperkt aantal accounts voor de personen van uw praktijk;
• de export van uw gegevens op elk moment.

De software evolueert. Wij kunnen functies toevoegen, wijzigen of weghalen; wij verbinden ons ertoe geen functie weg te halen die essentieel is voor het gebruik waarvoor u hebt ingeschreven zonder u daarvan minstens zestig dagen vooraf te verwittigen, en u in dat geval kosteloos te laten opzeggen.

Wat de software niet is : het is geen medisch hulpmiddel, het is geen diagnose-instrument, en het treedt niet in de plaats van uw professionele oordeel. De door de computer gegenereerde teksten, waar die er zijn, zijn voorstellen van formulering die u naleest en bevestigt vóór gebruik. U blijft als enige verantwoordelijk voor de behandelingen en voor de vastlegging ervan.

6. Prijs, facturatie en betaling

De prijs hangt af van het aantal behandelruimtes van de praktijk, en van niets anders. Hij staat los van het aantal gebruiksters, van het aantal afspraken en van de gerealiseerde omzet.

Wat een behandelruimte is. Een behandelruimte is een behandellokaal waarin een patiënte wordt ontvangen. Toestellen — laser, lamp, verrijdbare behandeltafel — zijn geen behandelruimtes, ook niet wanneer ze door een afspraak gereserveerd zijn : de software behandelt ze als reserveerbare middelen, de factuur negeert ze. Een praktijk met twee lokalen en drie toestellen blijft op het eerste niveau.

Wat een praktijk is. Een praktijk is een plaats van uitoefening met een eigen omgeving in de software; twee afzonderlijke adressen zijn twee abonnementen, elk met zijn eigen niveau. Het aantal gebruiksters blijft onbeperkt op elk niveau.

Verandering van niveau. Het niveau wordt bepaald door het aantal behandelruimtes dat in de software is opgegeven. Stijgt het, dan geldt het nieuwe bedrag vanaf de eerste maandelijkse vervaldag na de opgave; daalt het, dan op dezelfde wijze. Over de verstreken maanden wordt niets nagevorderd. In de jaarformule wordt een verhoging tijdens de lopende periode pro rata van de resterende maanden gefactureerd, en gaat een verlaging in bij de verlenging.

De aangekondigde prijzen zijn inclusief alle belastingen en omvatten de Belgische btw tegen 21 %. De factuur vermeldt afzonderlijk het bedrag exclusief btw, het tarief en het btw-bedrag, en ook uw btw-nummer wanneer u het ons hebt bezorgd.

De facturatie is maandelijks en vooraf betaalbaar. De eerste afhouding slaat op de eerste abonnementsmaand, voor het bedrag van het bij de inschrijving gekozen niveau; de volgende maanden worden automatisch afgehouden op de verjaardag van de inschrijving. De betalingen worden verwerkt door Stripe, onze betaaldienstverlener; door in te schrijven machtigt u hem om de opeenvolgende vervaldagen af te houden van het betaalmiddel dat u registreert. Wij zien noch bewaren ooit uw kaartnummer, dat bij hem blijft. U kunt op elk moment van betaalmiddel veranderen. De factuur wordt u per e-mail bezorgd op het facturatieadres dat u ons opgeeft.

Geen kosten van ingebruikname. De overname van uw catalogus van behandelingen, van uw anamneses en van uw toestemmingen zit in het abonnement, op elk niveau.

Jaarformule. U kunt kiezen voor een jaarlijkse betaling — twaalf maanden voor de prijs van elf, aan de bedragen uit de tabel hierboven — in één keer afgehouden bij de inschrijving, daarna op elke verjaardag. Die formule wordt niet publiek getoond: ze wordt op het ogenblik van de inschrijving overeengekomen. Ze dekt exact de duur van de verbintenis bepaald in artikel 7.

De begonnen maand is volledig verschuldigd, en de jaarlijkse betaling wordt vooraf betaald: noch het ene noch het andere geeft aanleiding tot een terugbetaling pro rata wanneer u opzegt om u moverende redenen.

Dat ligt anders wanneer de opzegging aan ons te wijten is. In de gevallen van kosteloze opzegging opgesomd in artikel 7 — het weghalen van een essentiële functie, een prijsherziening, een wijziging van deze voorwaarden in uw nadeel, de overdracht van de overeenkomst — en ook bij gemotiveerd verzet tegen een nieuwe subverwerker (artikel 7 van de verwerkersovereenkomst), wordt het deel dat overeenstemt met de vooraf betaalde en niet verstreken periode u terugbetaald. Het geld houden van een dienst waaraan wij zelf een einde hebben gemaakt, zou niet te verdedigen zijn.

Betalingsachterstand. Elke op de vervaldag onbetaalde factuur brengt van rechtswege en zonder ingebrekestelling interest op tegen het tarief bepaald door de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, evenals een forfaitaire vergoeding van 40 € voor invorderingskosten. Na een herinnering die vijftien dagen zonder gevolg is gebleven, kunnen wij de toegang tot de software opschorten. De opschorting wist uw gegevens niet en geldt niet als opzegging: de toegang wordt hersteld bij betaling.

Prijsherziening. Wij kunnen de prijs hoogstens één keer per jaar herzien, met een schriftelijke vooropzeg van drie maanden. Past de herziening u niet, dan kunt u kosteloos opzeggen vóór ze ingaat.

7. Duur en opzegging

Het abonnement wordt gesloten voor een initiële duur van twaalf maanden vanaf de ingebruikname. Na die periode wordt het stilzwijgend verlengd met periodes van één maand — of, als u voor de jaarformule van artikel 6 hebt gekozen, met periodes van één jaar, opzegbaar met een opzegtermijn van één maand vóór de verjaardag. Een andere duur die in een ondertekende offerte is overeengekomen, heeft voorrang op dit lid.

U kunt opzeggen schriftelijk, zonder reden en zonder boete, met een opzegtermijn van één maand, met uitwerking ten vroegste op het einde van de initiële duur van twaalf maanden. Na die termijn gaat de opzegging in op het einde van de maand die volgt op die van uw kennisgeving.

U kunt vóór die termijn opzeggen, kosteloos en zonder opzegtermijn, in de gevallen die deze overeenkomst uitdrukkelijk voorziet: het weghalen van een essentiële functie (artikel 5), een prijsherziening (artikel 6), een wijziging van de voorwaarden in uw nadeel (artikel 14), de overdracht van de overeenkomst (artikel 15), en ook bij gemotiveerd verzet tegen een nieuwe subverwerker (artikel 7 van de verwerkersovereenkomst).

Wij kunnen opzeggen met een opzegtermijn van drie maanden, of zonder opzegtermijn bij een zware tekortkoming van uw kant die vijftien dagen na een ingebrekestelling niet is rechtgezet — met name aanhoudende niet-betaling, of een gebruik van de software dat de gegevens van andere praktijken in gevaar brengt.

8. Uw verbintenissen

• In de software alleen gegevens invoeren die u er mag invoeren, en voor de doeleinden van uw zorgactiviteit.
• Bij uw patiënten de toestemmingen en informatie inzamelen die de wet vereist — in het bijzonder voor de foto's. De software levert u de instrumenten; u bent het die ze gebruikt.
• Niet proberen de afscherming tussen praktijken te omzeilen, gegevens te bereiken die niet de uwe zijn, de beveiliging van de dienst te onderzoeken zonder onze schriftelijke instemming, of er massaal inhoud uit te halen met geautomatiseerde middelen.
• De software niet doorverkopen, niet in sublicentie geven en niet ter beschikking stellen van een derde die voor eigen rekening zou werken.

Ontdekt u een lek, schrijf ons dan liever dan het te misbruiken: wij behandelen zulke meldingen ernstig en zonder represailles.

9. De gegevens van uw patiënten

Voor de gegevens van uw patiënten bent u de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij uw verwerker. Dat betekent dat wij alleen op uw instructies handelen, dat wij die gegevens niet voor eigen rekening gebruiken, en dat wij ze niet doorverkopen en niet aanwenden voor reclame of voor het trainen van modellen.

Het detail — doeleinden, termijnen, beveiligingsmaatregelen, subverwerkers, lot van de gegevens op het einde van de overeenkomst — staat in de verwerkersovereenkomst, die integraal deel uitmaakt van deze overeenkomst.

De gegevens die wij voor onze rekening verwerken — uw klantenaccount, uw facturatie, onze contacten — vallen onder ons privacybeleid.

10. Beschikbaarheid, onderhoud en ondersteuning

Wij zetten redelijke middelen in opdat de dienst doorlopend bereikbaar is. Wij waarborgen geen ononderbroken beschikbaarheid: geen enkele gehoste dienst kan dat eerlijk beloven, en wij schrijven het liever niet dan het te schrijven zonder het na te komen.

Geplande onderhoudswerken worden vooraf aangekondigd en worden, zoveel als mogelijk, buiten de openingsuren van de praktijken geplaatst. Een dringende tussenkomst kan zonder voorafgaande kennisgeving plaatsvinden wanneer de beveiliging of de integriteit van de gegevens dat vereist.

De ondersteuning wordt verzorgd in het Nederlands en in het Frans, per e-mail, op support@maisonia.be.

11. Intellectuele eigendom

De software, haar code, haar interface, haar teksten en haar merk blijven eigendom van MEDI-BAYT BV. U krijgt, voor de duur van het abonnement, een persoonlijk, niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht, beperkt tot de noden van uw praktijk.

Uw gegevens blijven van u. Wij verwerven geen enkel recht op de inhoud die u invoert — dossiers, foto's, teksten, instellingen. Wij gebruiken die niet om de software te verbeteren, behalve in de vorm van geaggregeerde statistieken waarmee noch een patiënte, noch een praktijk kan worden geïdentificeerd.

12. Aansprakelijkheid

Wij staan in voor onze tekortkomingen onder de voorwaarden van het gemeen recht. Onze contractuele aansprakelijkheid is evenwel beperkt, per kalenderjaar, tot het bedrag van de sommen die u ons werkelijk hebt betaald in de twaalf maanden die aan het schadeverwekkende feit voorafgaan.

Die beperking geldt niet bij bedrog, zware fout, lichamelijke schade, noch voor wat de wet verbiedt te beperken — in het bijzonder de eigen sancties van de AVG, die hun eigen regeling volgen en door de verwerkersovereenkomst worden geregeld.

Wij staan niet in voor de gevolgen van een foutieve of onvolledige invoer van uw kant, voor het gebruik dat u maakt van de documenten die de software aanmaakt, voor gegevensverlies door een verwijdering die u hebt opgedragen, noch voor de onbeschikbaarheid van uw eigen internetverbinding.

Overmacht. Geen van beide partijen staat in voor een tekortkoming veroorzaakt door een gebeurtenis die aan haar redelijke controle ontsnapt. Een langdurige storing bij een van onze hostingleveranciers is op zich geen geval van overmacht: dat is een risico dat wij op ons nemen, en dat wij met onze back-ups moeten opvangen.

13. Wat er op het einde gebeurt

Op het einde van de overeenkomst, om welke reden ook, kunt u al uw gegevens exporteren in een leesbaar en herbruikbaar formaat. Die export is gratis en blijft mogelijk gedurende dertig dagen na het einde van het abonnement.

Na die termijn, en op uw verzoek op elk moment vóór die termijn, worden uw gegevens uit onze actieve systemen verwijderd. De versleutelde back-ups die ze nog bevatten, worden door rotatie overschreven binnen een maximale termijn van dertig bijkomende dagen.

Een uitzondering geldt voor de gegevens die de wet ons oplegt te bewaren — in hoofdzaak de facturen en boekhoudkundige stukken, zeven jaar bewaard overeenkomstig het Btw-Wetboek.

Wij maken de export nooit afhankelijk van het aanzuiveren van een factuur: uw zorgdossiers zijn geen drukkingsmiddel.

14. Wijziging van de voorwaarden

Wij kunnen deze voorwaarden wijzigen. Elke wijziging wordt u per e-mail gemeld minstens dertig dagen vóór ze ingaat. Is ze in uw nadeel, dan kunt u kosteloos opzeggen vóór die datum; zo niet wordt ze geacht aanvaard te zijn.

De opeenvolgende versies van dit document zijn gedateerd. De toepasselijke versie is die welke geldt op de dag van uw bestelling, zoals gewijzigd volgens het vorige lid.

15. Toepasselijk recht en diverse bepalingen

Toepasselijk recht. De overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht.

Rechtsmacht. De partijen zoeken eerst een minnelijke oplossing. Bij gebreke daarvan zijn alleen de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel bevoegd; voor wat tot de ondernemingsrechtbank behoort, verloopt de procedure in het Frans.

Overdracht. Wij kunnen de overeenkomst overdragen in het kader van een verrichting die onze volledige activiteit betreft, op voorwaarde dat de overnemer al onze verplichtingen overneemt, met inbegrip van die uit de verwerkersovereenkomst. U wordt daarvan vooraf op de hoogte gebracht en kunt kosteloos opzeggen als het u niet past.

Gedeeltelijke nietigheid. Wordt een beding nietig of niet-toepasselijk bevonden, dan wordt het vervangen door de geldige bepaling die het dichtst bij de bedoeling van de partijen aanleunt; de rest van de overeenkomst blijft bestaan.

Kennisgevingen. Kennisgevingen gebeuren rechtsgeldig per e-mail op de adressen die in de software zijn opgegeven, behalve de opzegging en de ingebrekestelling, die schriftelijk gebeuren met ontvangstbevestiging.

Bewijs. De logboeken van de software gelden tussen de partijen als bewijs tot bewijs van het tegendeel, zonder dat u daardoor het recht verliest de inhoud ervan met alle middelen te betwisten.

Referenties. Wij vermelden uw naam niet als commerciële referentie zonder uw voorafgaande schriftelijke instemming.

Versie van 30 oktober 2026 — MEDI-BAYT BV.