Conditions générales

1. Qui contracte

Le logiciel Maisonia-Soins est édité et exploité par MEDI-BAYT SRL, société à responsabilité limitée de droit belge, dont le siège est établi avenue de la Basilique 377 bte 3, 1081 Koekelberg, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0755.463.417, assujettie à la TVA sous le numéro BE 0755.463.417. MaisonIA est une marque de MEDI-BAYT SRL.

Contact : support@maisonia.be.

Dans ce document, « nous » désigne MEDI-BAYT SRL et « vous » désigne le cabinet qui souscrit l'abonnement — la personne physique ou morale au nom de laquelle l'abonnement est facturé.

2. Objet et documents contractuels

Les présentes conditions régissent la mise à disposition de Maisonia-Soins en mode logiciel-service : vous n'installez rien, vous accédez au logiciel par navigateur, à l'adresse qui vous est attribuée.

Le contrat est formé de trois documents, qui se lisent ensemble :

1. les présentes conditions générales ;
2. le contrat de sous-traitance, qui règle le traitement des données de vos patientes au sens de l'article 28 du RGPD ;
3. le devis ou bon de commande signé, s'il en existe un.

En cas de contradiction, le devis signé prime sur les conditions générales, et le contrat de sous-traitance prime sur les deux pour tout ce qui touche aux données à caractère personnel. Vos propres conditions d'achat, si vous en avez, ne s'appliquent pas sauf accord écrit de notre part.

3. Un contrat entre professionnels

Maisonia-Soins s'adresse à des professionnelles de santé exerçant à titre indépendant ou en société. Le contrat est donc conclu entre entreprises. Vous n'êtes pas consommateur au sens du Code de droit économique, et le droit de rétractation de quatorze jours prévu pour les consommateurs ne s'applique pas.

Les règles belges relatives aux clauses abusives entre entreprises (livre VI, titre 3/1 du Code de droit économique) restent, elles, pleinement applicables : aucune clause du présent contrat ne vise à créer un déséquilibre manifeste entre nos obligations et les vôtres, et toute clause qui serait jugée telle sera réputée non écrite sans emporter la nullité du reste.

4. Souscription, compte et accès

L'abonnement débute à la mise en service de votre cabinet, c'est-à-dire le jour où votre espace est ouvert et où vous pouvez vous connecter. Nous vous attribuons une adresse propre de la forme votre-cabinet.maisonia.be.

Vous créez autant de comptes nominatifs que nécessaire pour les personnes de votre cabinet ; leur nombre n'est pas limité et n'a pas d'effet sur le prix. Chaque compte est personnel : il désigne une personne, pas un poste de travail. Le partage d'un identifiant entre plusieurs personnes vide de son sens le journal des accès, sur lequel repose une partie de vos propres obligations — nous vous demandons de ne pas le faire.

Vous êtes responsable de la confidentialité des mots de passe de votre cabinet et des actions effectuées depuis vos comptes. Prévenez-nous sans délai si vous soupçonnez qu'un accès vous échappe.

Acceptation et preuve. Vous acceptez les présentes conditions et le contrat de sous-traitance au moment de la souscription, en cochant la case prévue à cet effet. Nous conservons, pour la durée du contrat et cinq ans au-delà, la date et l'heure de cette acceptation, l'adresse électronique du compte qui l'a donnée et la version datée des deux documents acceptés. Vous pouvez en obtenir copie à tout moment sur simple demande à support@maisonia.be.

5. Ce que comprend le service

L'abonnement donne accès à l'ensemble des fonctions du logiciel, sans module payant supplémentaire : agenda par cabine, fiche patiente, anamnèse, consentements signés, photos avant-après, stock, caisse et facturation, en français et en néerlandais.

Sont également compris, sans supplément :

• l'hébergement, les sauvegardes et l'exploitation technique ;
• les mises à jour, y compris les fonctions ajoutées après votre souscription ;
• un nombre illimité de comptes pour les personnes de votre cabinet ;
• l'export de vos données à tout moment.

Le logiciel évolue. Nous pouvons ajouter, modifier ou retirer des fonctions ; nous nous engageons à ne pas retirer une fonction essentielle à l'usage souscrit sans vous en avertir au moins soixante jours à l'avance, et à vous laisser dans ce cas résilier sans frais.

Ce que le logiciel n'est pas : ce n'est pas un dispositif médical, ce n'est pas un outil de diagnostic, et il ne se substitue pas à votre jugement professionnel. Les textes générés par ordinateur, lorsqu'il y en a, sont des propositions de rédaction que vous relisez et validez avant usage. Vous restez seule responsable des actes de soin et de leur consignation.

6. Prix, facturation et paiement

Le prix dépend du nombre de cabines de soin du cabinet, et de rien d'autre. Il est indépendant du nombre d'utilisatrices, du nombre de rendez-vous et du chiffre d'affaires réalisé.

Ce qu'est une cabine. Une cabine est un local de soin dans lequel une patiente est reçue. Les appareils — laser, lampe, table de soin mobile — ne sont pas des cabines, même lorsqu'ils occupent leur propre colonne dans l'agenda : le logiciel les traite comme des ressources réservables, la facture les ignore. Un cabinet de deux locaux équipé de trois appareils reste au premier palier.

Ce qu'est un cabinet. Un cabinet est un lieu d'exercice disposant de son propre espace dans le logiciel ; deux adresses distinctes sont deux abonnements, chacun avec son propre palier. Le nombre d'utilisatrices reste illimité à tous les paliers.

Changement de palier. Le palier est déterminé par le nombre de cabines déclarées dans le logiciel. S'il augmente, le nouveau montant s'applique à compter de la première échéance mensuelle qui suit la déclaration ; s'il diminue, de la même manière. Aucun rattrapage n'est réclamé sur les mois écoulés. En formule annuelle, une augmentation en cours de période est facturée au prorata des mois restants, et une diminution prend effet au renouvellement.

Les prix annoncés s'entendent toutes taxes comprises et incluent la TVA belge au taux de 21 %. La facture fait apparaître séparément le montant hors taxe, le taux et le montant de la TVA, ainsi que votre numéro de TVA lorsque vous nous l'avez communiqué.

La facturation est mensuelle et payable d'avance. Le premier prélèvement porte sur le premier mois d'abonnement, au montant du palier retenu à la souscription ; les mois suivants sont prélevés automatiquement à la date anniversaire de la mise en service. Les paiements sont traités par Stripe, notre prestataire de paiement ; en souscrivant, vous l'autorisez à prélever les échéances successives sur le moyen de paiement que vous enregistrez. Nous ne voyons ni ne conservons jamais votre numéro de carte, qui reste chez lui. Vous pouvez changer de moyen de paiement à tout moment. La facture vous est envoyée par courriel à l'adresse de facturation que vous nous indiquez.

Aucun frais de mise en service. La reprise de votre catalogue de soins, de vos anamnèses et de vos consentements est comprise dans l'abonnement, quel que soit le palier.

Formule annuelle. Vous pouvez opter pour un règlement annuel — douze mois pour le prix de onze, aux montants indiqués dans le tableau ci-dessus — prélevé en une fois à la souscription, puis à chaque date anniversaire. Cette formule n'est pas affichée publiquement : elle se convient au moment de la souscription. Elle couvre exactement la durée d'engagement prévue à l'article 7.

Le mois entamé est dû en entier, et le règlement annuel est payé d'avance : ni l'un ni l'autre ne donne lieu à un remboursement au prorata lorsque vous résiliez par convenance.

Il en va autrement lorsque la résiliation nous est imputable. Dans les cas de résiliation sans frais énumérés à l'article 7 — retrait d'une fonction essentielle, révision du prix, modification des présentes conditions à votre désavantage, cession du contrat — ainsi qu'en cas d'opposition motivée à un nouveau sous-traitant ultérieur (article 7 du contrat de sous-traitance), la part correspondant à la période payée d'avance et non courue vous est remboursée. Garder l'argent d'un service auquel nous avons nous-mêmes mis fin ne se défendrait pas.

Retard de paiement. Toute facture impayée à l'échéance porte de plein droit et sans mise en demeure un intérêt au taux prévu par la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales, ainsi qu'une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. Après un rappel resté sans effet pendant quinze jours, nous pouvons suspendre l'accès au logiciel. La suspension n'efface pas vos données et ne vaut pas résiliation : l'accès est rétabli au paiement.

Révision du prix. Nous pouvons réviser le prix une fois par an au maximum, moyennant un préavis écrit de trois mois. Si la révision ne vous convient pas, vous pouvez résilier sans frais avant sa prise d'effet.

7. Durée et résiliation

L'abonnement est conclu pour une durée initiale de douze mois à compter de la mise en service. À l'issue de cette période, il se renouvelle par tacite reconduction pour des périodes d'un mois — ou, si vous avez opté pour la formule annuelle de l'article 6, pour des périodes d'un an, résiliables moyennant un préavis d'un mois avant la date anniversaire. Une durée différente convenue à un devis signé prime sur le présent alinéa.

Vous pouvez résilier par écrit, sans motif ni pénalité, moyennant un préavis d'un mois, avec effet au plus tôt au terme de la durée initiale de douze mois. Passé ce terme, la résiliation prend effet à la fin du mois qui suit celui de votre notification.

Vous pouvez résilier avant ce terme, sans frais et sans préavis, dans les cas expressément prévus par le présent contrat : retrait d'une fonction essentielle (article 5), révision du prix (article 6), modification des conditions à votre désavantage (article 14), cession du contrat (article 15), ainsi qu'en cas d'opposition motivée à un nouveau sous-traitant ultérieur (article 7 du contrat de sous-traitance).

Nous pouvons résilier moyennant un préavis de trois mois, ou sans préavis en cas de manquement grave de votre part resté sans correction quinze jours après une mise en demeure — notamment le non-paiement persistant, ou un usage du logiciel qui met en danger les données d'autres cabinets.

8. Vos engagements

• N'introduire dans le logiciel que des données que vous avez le droit d'y introduire, et pour les finalités de votre activité de soin.
• Recueillir auprès de vos patientes les consentements et informations exigés par la loi — en particulier pour les photographies. Le logiciel vous fournit les outils ; c'est vous qui les employez.
• Ne pas tenter de contourner le cloisonnement entre cabinets, d'accéder à des données qui ne sont pas les vôtres, de sonder la sécurité du service sans notre accord écrit, ni d'en extraire massivement le contenu par des moyens automatisés.
• Ne pas revendre, sous-licencier ni mettre le logiciel à disposition d'un tiers qui exercerait pour son propre compte.

Si vous découvrez une faille, écrivez-nous plutôt que de l'exploiter : nous traitons ces signalements sérieusement et sans représailles.

9. Les données de vos patientes

Sur les données de vos patientes, vous êtes responsable du traitement et nous sommes votre sous-traitant. Cela veut dire que nous n'agissons que sur vos instructions, que nous n'utilisons pas ces données pour notre compte, et que nous ne les revendons ni ne les exploitons à des fins publicitaires ou d'entraînement de modèles.

Le détail — finalités, durées, mesures de sécurité, sous-traitants ultérieurs, sort des données en fin de contrat — figure dans le contrat de sous-traitance, qui fait partie intégrante du présent contrat.

Les données que nous traitons pour notre compte — votre compte client, votre facturation, nos échanges — relèvent de notre politique de confidentialité.

10. Disponibilité, maintenance et support

Nous mettons en œuvre les moyens raisonnables pour que le service soit accessible en continu. Nous ne garantissons pas une disponibilité sans interruption : aucun service hébergé ne peut honnêtement le promettre, et nous préférons ne pas l'écrire plutôt que de l'écrire sans le tenir.

Les interventions de maintenance programmées sont annoncées à l'avance et placées, autant que possible, en dehors des heures d'ouverture des cabinets. Une intervention d'urgence peut avoir lieu sans préavis lorsque la sécurité ou l'intégrité des données l'exige.

Le support est assuré en français et en néerlandais, par courriel, à support@maisonia.be.

11. Propriété intellectuelle

Le logiciel, son code, son interface, ses textes et sa marque restent la propriété de MEDI-BAYT SRL. Vous recevez, pour la durée de l'abonnement, un droit d'usage personnel, non exclusif et non cessible, limité aux besoins de votre cabinet.

Vos données restent les vôtres. Nous n'acquérons aucun droit sur le contenu que vous saisissez — dossiers, photographies, textes, paramétrages. Nous ne nous en servons pas pour améliorer le logiciel, sauf sous forme de statistiques agrégées qui ne permettent d'identifier ni une patiente, ni un cabinet.

12. Responsabilité

Nous répondons de nos manquements dans les conditions du droit commun. Notre responsabilité contractuelle est toutefois limitée, par année civile, au montant des sommes que vous nous avez effectivement versées au cours des douze mois précédant le fait générateur.

Cette limite ne s'applique pas au dol, à la faute lourde, au dommage corporel, ni à ce que la loi interdit de limiter — en particulier les sanctions propres au RGPD, qui suivent leur propre régime et sont réglées par le contrat de sous-traitance.

Nous ne répondons pas des conséquences d'une saisie erronée ou incomplète de votre part, de l'usage que vous faites des documents produits par le logiciel, de la perte de données due à une suppression que vous avez commandée, ni de l'indisponibilité de votre propre accès à internet.

Force majeure. Aucune des parties ne répond d'un manquement causé par un événement qui échappe à son contrôle raisonnable. Une panne prolongée d'un de nos fournisseurs d'hébergement n'est pas en soi un cas de force majeure : c'est un risque que nous assumons, et qui nous incombe de couvrir par nos sauvegardes.

13. Ce qui se passe à la fin

À la fin du contrat, pour quelque cause que ce soit, vous pouvez exporter l'intégralité de vos données dans un format lisible et réutilisable. Cet export est gratuit et reste possible pendant trente jours après la fin de l'abonnement.

Passé ce délai, et sur votre demande à tout moment avant ce délai, vos données sont supprimées de nos systèmes actifs. Les sauvegardes chiffrées les contenant encore sont écrasées par rotation dans un délai maximum de trente jours supplémentaires.

Font exception les données que la loi nous impose de conserver — pour l'essentiel les factures et pièces comptables, conservées sept ans conformément au Code de la TVA.

Nous ne conditionnons jamais l'export à l'apurement d'une facture : vos dossiers de soin ne sont pas un moyen de pression.

14. Modification des conditions

Nous pouvons modifier les présentes conditions. Toute modification vous est notifiée par courriel au moins trente jours avant sa prise d'effet. Si elle vous désavantage, vous pouvez résilier sans frais avant cette date ; à défaut, elle est réputée acceptée.

Les versions successives de ce document sont datées. La version applicable est celle en vigueur au jour de votre commande, telle que modifiée selon l'alinéa précédent.

15. Droit applicable et dispositions diverses

Droit applicable. Le contrat est régi par le droit belge.

Juridiction. Les parties chercheront d'abord une solution amiable. À défaut, les tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Bruxelles sont seuls compétents ; pour ce qui relève du tribunal de l'entreprise, la procédure se déroule en langue française.

Cession. Nous pouvons céder le contrat dans le cadre d'une opération portant sur l'ensemble de notre activité, à condition que le cessionnaire reprenne l'intégralité de nos obligations, y compris celles du contrat de sous-traitance. Vous en êtes informée au préalable et pouvez résilier sans frais si cela ne vous convient pas.

Nullité partielle. Si une clause est jugée nulle ou inapplicable, elle est remplacée par la disposition valable la plus proche de l'intention des parties ; le reste du contrat demeure.

Notifications. Les notifications se font valablement par courriel aux adresses renseignées dans le logiciel, sauf pour la résiliation et la mise en demeure, qui se font par écrit avec accusé de réception.

Preuve. Les journaux du logiciel font foi entre les parties jusqu'à preuve du contraire, sans que cela vous prive du droit d'en contester le contenu par tout moyen.

Références. Nous ne citons pas votre nom comme référence commerciale sans votre accord écrit préalable.

Version du 2 septembre 2026 — MEDI-BAYT SRL.