Contrat de sous-traitance

1. Les parties

Le responsable du traitement : le cabinet titulaire de l'abonnement Maisonia-Soins, identifié au devis ou dans son espace client.

Le sous-traitant : MEDI-BAYT SRL, avenue de la Basilique 377 bte 3, 1081 Koekelberg, BCE 0755.463.417, éditrice du logiciel Maisonia-Soins sous la marque MaisonIA.

Le présent contrat fait partie intégrante des conditions générales et prime sur elles pour tout ce qui concerne les données à caractère personnel.

2. Qui fait quoi

Le cabinet détermine les finalités et les moyens du traitement des données de ses patientes : il décide quels soins il pratique, quelles informations il consigne, quelles photographies il prend et à qui il donne accès. Il est responsable du traitement.

MEDI-BAYT traite ces données pour le compte du cabinet, dans la seule mesure nécessaire à la fourniture du logiciel. Elle est sous-traitant.

Il incombe au cabinet — et non à MEDI-BAYT — de disposer d'une base légale, d'informer ses patientes, de recueillir les consentements exigés (en particulier pour les photographies), et de tenir son registre des activités de traitement. Le logiciel fournit les outils ; il ne se substitue pas à ces obligations.

MEDI-BAYT est en revanche responsable du traitement pour les données qu'elle traite pour son propre compte — compte client, facturation, support —, réglées par la politique de confidentialité.

3. Objet, nature et durée

L'objet, la nature, la finalité, les catégories de données et de personnes concernées sont décrits à l'annexe I, qui fait corps avec le présent contrat.

Le contrat produit ses effets pendant toute la durée de l'abonnement, et au-delà pour ce qui concerne la restitution, l'effacement et la confidentialité.

4. Instructions documentées

MEDI-BAYT ne traite les données que sur instruction documentée du cabinet. Constituent de telles instructions : le présent contrat, les conditions générales, le paramétrage que le cabinet effectue dans le logiciel, et les demandes écrites qu'il adresse au support.

MEDI-BAYT n'utilise pas ces données pour son propre compte : ni pour de la publicité, ni pour de la revente, ni pour l'entraînement de modèles d'intelligence artificielle, ni pour construire un produit dérivé. Les seules statistiques qu'elle en tire sont agrégées et ne permettent d'identifier ni une patiente ni un cabinet.

Si une instruction du cabinet paraît à MEDI-BAYT constituer une violation du RGPD ou d'une autre disposition relative à la protection des données, elle l'en informe immédiatement et peut en suspendre l'exécution jusqu'à confirmation écrite.

La fonction d'aide à la rédaction

Lorsque le cabinet utilise une fonction d'aide à la rédaction, le texte concerné est transmis au prestataire mentionné à l'annexe III pour produire une proposition, puis la réponse est restituée. Le prestataire est contractuellement tenu de ne pas conserver ces contenus au-delà du traitement de la requête ni de les utiliser pour entraîner ses modèles. Le résultat est une proposition que la professionnelle relit et valide ; il n'a aucune valeur clinique propre. Cette fonction s'utilise à l'initiative du cabinet.

5. Confidentialité

Toute personne autorisée par MEDI-BAYT à traiter ces données est tenue à une obligation contractuelle de confidentialité qui survit à la fin de sa mission. Les accès sont nominatifs, limités aux personnes qui en ont besoin, et retirés au départ de la personne.

MEDI-BAYT ne consulte le contenu d'un dossier patiente que si une opération de maintenance l'exige ou si le cabinet le lui demande. Chacun de ces accès laisse une trace dans un journal distinct, conservé et consultable par le cabinet sur demande.

6. Sécurité

MEDI-BAYT met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles décrites à l'annexe II, conformément à l'article 32 du RGPD. Elle peut les faire évoluer, à condition que le niveau de protection ne diminue pas.

7. Sous-traitants ultérieurs

Le cabinet autorise de façon générale MEDI-BAYT à recourir aux sous-traitants ultérieurs listés à l'annexe III, qui sont indispensables au fonctionnement d'un logiciel hébergé.

MEDI-BAYT informe le cabinet de tout ajout ou remplacement au moins trente jours à l'avance, par courriel. Le cabinet peut s'y opposer par écrit et de façon motivée dans ce délai ; si aucune solution n'est trouvée, il peut résilier l'abonnement sans frais et sans préavis, et obtenir le remboursement au prorata de la période payée d'avance.

MEDI-BAYT impose à chaque sous-traitant ultérieur, par contrat, des obligations équivalentes à celles du présent contrat, et demeure pleinement responsable envers le cabinet de leur exécution.

8. Droits des personnes concernées

Les demandes d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition ou de portabilité s'adressent au cabinet, seul responsable du traitement.

MEDI-BAYT y répond elle-même uniquement si le cabinet le lui demande, et l'aide autrement par les fonctions du logiciel : consultation du dossier, correction, export au format réutilisable, effacement.

Si une patiente s'adresse directement à MEDI-BAYT, celle-ci ne traite pas la demande : elle la transmet au cabinet dans les meilleurs délais et en informe la personne.

Cas de l'effacement d'une patiente. La demande d'effacement supprime le dossier de soin, les photographies et les consentements. Les factures déjà émises sont conservées pour la durée légale imposée par la comptabilité, détachées de l'identité de la patiente autant que la loi comptable le permet — c'est une limitation d'origine légale au droit à l'effacement (art. 17.3.b du RGPD), pas une réserve de MEDI-BAYT.

9. Violations de données

MEDI-BAYT notifie au cabinet toute violation de données à caractère personnel dont elle a connaissance sans délai injustifié et au plus tard dans les 48 heures, par courriel à l'adresse renseignée dans son espace client, en indiquant la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes et d'enregistrements concernés, les conséquences probables et les mesures prises.

Le délai de 48 heures est fixé pour laisser au cabinet une marge réelle à l'intérieur des 72 heures dont il dispose lui-même pour notifier l'Autorité de protection des données. C'est le cabinet, et lui seul, qui procède à cette notification et, le cas échéant, à l'information des personnes concernées ; MEDI-BAYT lui fournit tout élément utile.

10. Analyse d'impact et consultation préalable

MEDI-BAYT aide le cabinet, à sa demande et compte tenu des informations dont elle dispose, à réaliser une analyse d'impact relative à la protection des données et à mener, s'il y a lieu, la consultation préalable de l'autorité de contrôle.

11. Audit

MEDI-BAYT met à la disposition du cabinet les informations nécessaires pour démontrer le respect de l'article 28 : description des mesures de sécurité, liste des sous-traitants ultérieurs, journaux d'accès le concernant.

Le cabinet peut faire réaliser un audit, une fois par an, moyennant un préavis raisonnable, pendant les heures ouvrables, par lui-même ou par un auditeur indépendant qu'il mandate et qui n'est pas un concurrent de MEDI-BAYT. L'auditeur est tenu à la confidentialité. L'audit ne peut porter atteinte à la sécurité des autres cabinets : il ne donne accès ni à leurs données ni aux éléments d'infrastructure qui les protègent.

Les frais du premier audit annuel sont à la charge du cabinet, sauf s'il révèle un manquement significatif de MEDI-BAYT, auquel cas ils lui incombent.

12. Transferts hors Union européenne

Les données sont hébergées dans l'Union européenne. MEDI-BAYT ne procède à aucun transfert hors Union dans le fonctionnement normal du service.

Certains sous-traitants ultérieurs sont des sociétés de droit américain exploitant des infrastructures européennes : un accès distant depuis un pays tiers, pour une intervention d'exploitation, ne peut être exclu. Ces situations sont encadrées par les clauses contractuelles types de la Commission européenne (décision d'exécution 2021/914) conclues avec les prestataires concernés, complétées par le chiffrement et la traçabilité des accès.

Si une autorité d'un pays tiers adresse à MEDI-BAYT une demande d'accès à ces données, MEDI-BAYT en informe le cabinet, sauf interdiction légale, conteste la demande lorsque cela est raisonnablement possible, et s'en tient au strict nécessaire.

13. Fin du contrat

À la fin de l'abonnement, le cabinet peut exporter l'intégralité de ses données dans un format lisible et réutilisable, gratuitement, pendant trente jours.

Au terme de ce délai — ou avant, sur demande écrite du cabinet — MEDI-BAYT supprime les données de ses systèmes actifs. Les copies présentes dans les sauvegardes chiffrées sont écrasées par rotation dans un délai maximum de trente jours supplémentaires ; jusqu'à cet écrasement, elles restent soumises aux mesures de sécurité et à la confidentialité du présent contrat.

MEDI-BAYT conserve, et uniquement pour le temps que la loi impose, les documents comptables qu'elle est tenue de garder. Elle atteste par écrit de la suppression, sur demande.

L'export n'est jamais subordonné au paiement d'une facture en souffrance.

14. Responsabilité

Chaque partie répond des dommages causés par son propre manquement au RGPD, selon l'article 82 du règlement. Les limitations de responsabilité prévues aux conditions générales ne s'appliquent pas aux réclamations et sanctions relevant du RGPD.

Le présent contrat est régi par le droit belge ; les tribunaux de Bruxelles sont compétents.

Annexe I — description du traitement

Objet et nature

Hébergement et exploitation du logiciel Maisonia-Soins : conservation, structuration, consultation, modification, sauvegarde, transmission par courriel et effacement des données saisies par le cabinet.

Finalité

Permettre au cabinet de tenir son agenda, ses dossiers de soin, ses consentements, ses photographies avant-après, son stock et sa facturation.

Personnes concernées

• les patientes du cabinet, y compris les personnes qui ont seulement pris rendez-vous ;
• les personnes qui travaillent dans le cabinet et y disposent d'un compte.

Catégories de données

• Identification et contact : nom, prénom, date de naissance, adresse, téléphone, adresse électronique.
• Rendez-vous : dates, cabine, soin prévu, historique.
• Données de santé (article 9 du RGPD) : anamnèse, antécédents, allergies, traitements en cours, contre-indications, soins pratiqués, produits et lots utilisés, suites et observations.
• Images : photographies avant-après, qui sont des données de santé.
• Consentements : formulaires signés, date et version du texte signé.
• Facturation : prestations, montants, paiements.
• Comptes du cabinet : identité professionnelle, rôle, journal des accès.

Durée

Le temps de l'abonnement, selon les durées de conservation que le cabinet décide et qui lui incombent — pour un dossier patient, le droit belge retient usuellement une conservation de trente ans à compter du dernier contact. Puis les délais prévus à l'article 13 ci-dessus.

Annexe II — mesures techniques et organisationnelles

Cloisonnement

Chaque cabinet est isolé par une règle appliquée par la base de données elle-même, ligne par ligne, et non par un filtre d'affichage. Une requête émise pour un cabinet ne peut pas atteindre la ligne d'un autre, même en cas d'erreur dans l'interface. Ce cloisonnement est vérifié par un test automatisé à deux cabinets, rejoué à chaque modification du logiciel : le second ne voit rien du premier et toute écriture croisée est refusée.

Contrôle d'accès

• comptes nominatifs, mots de passe individuels, séparation des rôles à l'intérieur du cabinet ;
• accès de maintenance de MEDI-BAYT limité aux personnes qui en ont besoin et tracé séparément ;
• retrait des accès au départ d'une personne.

Journalisation

Chaque lecture et chaque écriture d'une donnée patiente laisse une trace nominative — qui, quoi, quand. Les consultations sont journalisées au même titre que les modifications. Le journal n'est pas désactivable et le cabinet peut le consulter. Un journal distinct enregistre les interventions techniques de MEDI-BAYT.

Chiffrement

Chiffrement des communications en transit (TLS) et des données au repos, y compris les sauvegardes et les photographies.

Sauvegardes et continuité

La base de données est sauvegardée quotidiennement par l'hébergeur, de façon chiffrée, et les sept derniers jours restent restaurables. Sur demande écrite, une restauration est engagée dans les 24 h ouvrées ; la durée de l'opération dépend du volume à restaurer, et le service est indisponible pendant ce temps.

Une précision que nous préférons écrire. Les photographies ne sont pas stockées dans la base de données mais dans un stockage d'objets, redondant, chez le même hébergeur et dans la même région. Elles bénéficient de cette redondance, mais elles ne figurent pas dans les instantanés quotidiens : une photographie supprimée l'est définitivement, et une restauration de la base ne la ramène pas. Nous l'écrivons parce que c'est vrai, et parce qu'une cliente qui l'ignore ne peut pas décider en connaissance de cause. C'est aussi la raison pour laquelle la suppression d'une photographie demande deux gestes dans le logiciel, et affiche cet avertissement entre les deux.

Développement

Séparation des environnements ; aucune donnée réelle de patiente n'est utilisée pour le développement ou les tests ; revue des changements touchant aux règles d'accès.

Ce qui n'est pas promis

Aucun éditeur hébergeant des données ne peut affirmer qu'il n'a techniquement aucun moyen d'y accéder. MEDI-BAYT ne le prétend pas. Son engagement est double et vérifiable : l'accès technique est limité à la maintenance, et il est tracé dans un journal que le cabinet peut demander.

Annexe III — sous-traitants ultérieurs autorisés

Cette liste est celle en vigueur à la date de la présente version. Toute modification suit la procédure de l'article 7.

Version du 2 septembre 2026 — MEDI-BAYT SRL.